Buoni pasto: come funzionano, la normativa e i vantaggi per aziende e dipendenti

Buoni pasto in sintesi

• I buoni pasto sostituiscono il servizio di mensa aziendale.
• Sono disponibili in formato cartaceo, elettronico o digitale.
• Nel 2026 sono esenti da imposte e contributi fino a 4 euro al giorno per i cartacei e 10 euro per gli elettronici.
• Possono essere riconosciuti anche a chi lavora part-time o in smart working.
• Sono personali, non convertibili in denaro e cumulabili fino a un massimo di otto.
• Offrono vantaggi fiscali alle aziende e sostengono il potere d'acquisto delle persone.

I buoni pasto sono ormai parte della quotidianità di molte realtà lavorative, ma il loro funzionamento non è sempre conosciuto nel dettaglio. Dietro uno strumento apparentemente semplice ci sono regole e condizioni che è utile conoscere per utilizzarlo correttamente e sfruttarne tutte le possibilità.

Cosa sono i buoni pasto e come funzionano

I buoni pasto sono documenti di legittimazione che sostituiscono il servizio di mensa aziendale e permettono di acquistare pasti e prodotti alimentari presso esercizi convenzionati.

Nati come tagliandi cartacei, si sono evoluti in carte elettroniche e applicazioni digitali. Oggi sono uno strumento di welfare aziendale apprezzato per la praticità e la possibilità di adattarsi alle diverse esigenze lavorative.

Come funziona il circuito dei buoni pasto

Il sistema coinvolge quattro soggetti principali:

• Società emittente: produce e gestisce i buoni pasto, stipulando convenzioni con gli esercizi commerciali.
• Azienda acquirente: acquista i buoni e li assegna alle persone secondo le condizioni previste.
• Persona utilizzatrice: riceve i buoni e li utilizza per acquistare pasti o generi alimentari.
• Esercente convenzionato: accetta i buoni come pagamento e ottiene il rimborso dalla società emittente.

Questo sistema consente alle aziende di offrire un'alternativa alla mensa interna, semplificando la gestione del servizio.

Tipologie di buoni pasto: cartacei, elettronici e digitali

I buoni pasto possono essere cartacei, elettronici o digitali. La finalità è la stessa, ma cambiano le modalità di utilizzo e gestione.

Buoni pasto cartacei

I buoni cartacei vengono distribuiti in carnet di tagliandi prestampati, con valore nominale, dati identificativi e uno spazio per la firma della persona utilizzatrice, la data e il timbro dell'esercente.

Al momento dell'acquisto, il tagliando viene consegnato all'esercente. È una soluzione semplice, ma richiede la distribuzione fisica dei buoni e comporta il rischio di smarrimento.

Buoni pasto elettronici e digitali tramite app

I buoni pasto elettronici vengono caricati su una carta con banda magnetica o microchip, mentre quelli digitali possono essere gestiti direttamente tramite smartphone.

Le applicazioni dedicate permettono di:

• controllare saldo e scadenze;
• trovare gli esercizi convenzionati tramite geolocalizzazione;
• pagare presso i POS abilitati;
• effettuare acquisti online sulle piattaforme convenzionate.

Il digitale rende l'utilizzo più comodo, facilita la tracciabilità delle operazioni e semplifica la distribuzione da parte degli uffici HR.

Inoltre, in caso di smarrimento della carta, è generalmente possibile bloccarla per proteggere il credito.

A questi vantaggi si aggiunge una soglia di esenzione fiscale più favorevole rispetto ai buoni cartacei.

Normativa sui buoni pasto 2026: esenzione fiscale e busta paga

La normativa sui buoni pasto fa riferimento principalmente all'Allegato II.17 al D.Lgs. 36/2023 e all'articolo 51 del TUIR, che ne disciplinano utilizzo e trattamento fiscale.

La Legge di Bilancio 2026 ha introdotto una novità importante, aumentando la soglia di esenzione per i buoni elettronici.

Limiti di esenzione fiscale nel 2026

Tipologia	Esenzione giornaliera 2026
Buoni pasto cartacei	4,00 €
Buoni pasto elettronici e digitali	10,00 €

Dal 2026 la soglia per i buoni elettronici passa da 8 a 10 euro, mentre quella dei cartacei resta invariata.

Se il valore supera questi limiti, solo la quota eccedente è soggetta a tassazione e contributi.

Ad esempio, per un buono elettronico da 12 euro, i primi 10 euro rimangono esenti e i restanti 2 euro diventano imponibili.

Come vengono indicati i buoni pasto in busta paga

I buoni pasto possono comparire nel cedolino come voce figurativa, senza aumentare lo stipendio netto per la parte esente.

Le modalità di indicazione dipendono dal sistema di elaborazione delle paghe. L'eventuale quota eccedente deve invece essere considerata nel calcolo delle imposte e dei contributi.

A chi spettano i buoni pasto: contratti, orari e smart working

I buoni pasto non sono obbligatori per tutte le aziende. Il diritto dipende dal contratto collettivo, dagli accordi aziendali o individuali e dalle condizioni stabilite dal datore di lavoro.

Possono comunque essere riconosciuti a persone con contratti e modalità di lavoro differenti.

Dipendenti a tempo determinato, indeterminato e part-time

I buoni pasto possono essere assegnati sia a chi ha un contratto a tempo determinato sia a chi lavora a tempo indeterminato, con orario full-time o part-time.

La spettanza effettiva dipende dalle condizioni contrattuali applicabili.

Buoni pasto e smart working

Anche chi lavora da remoto può ricevere i buoni pasto.

Il Protocollo nazionale sul lavoro agile del 7 dicembre 2021 riconosce la parità di trattamento economico e normativo tra persone che svolgono le stesse mansioni in presenza e da remoto.

Questo principio, però, non garantisce automaticamente il buono pasto per ogni giornata di smart working. Occorre verificare quanto previsto dagli accordi applicabili.

Buoni pasto per collaboratori e Partite IVA

Anche collaboratori, liberi professionisti e titolari di ditte individuali possono utilizzare i buoni pasto per gestire le spese alimentari legate all'attività.

Possono essere utili anche nell'organizzazione delle spese sostenute durante trasferte e incontri professionali, semplificando la rendicontazione.

Restano comunque necessari i giustificativi fiscali previsti e il rispetto delle condizioni di deducibilità.

Dove e come spendere i buoni pasto: regole e cumulabilità

I buoni pasto possono essere utilizzati presso gli esercizi convenzionati con la società emittente, tra cui:

• bar, ristoranti, tavole calde e rosticcerie;
• supermercati e negozi alimentari;
• mercati rionali con operatori convenzionati;
• agriturismi e altre strutture autorizzate;
• piattaforme di food delivery ed e-commerce abilitati.

Prima di effettuare un acquisto, è utile consultare l'app o il sito della società emittente per verificare dove vengono accettati.

Regole di utilizzo e limite di otto buoni

La normativa stabilisce alcune condizioni fondamentali:

• Uso personale: i buoni sono nominativi e non possono essere ceduti ad altre persone.
• Divieto di conversione: non possono essere trasformati in denaro né commercializzati.
• Nessun resto: se la spesa è inferiore al valore del buono, la differenza non viene restituita.
• Cumulabilità: è possibile utilizzare fino a otto buoni per singola transazione, ad esempio al supermercato o al ristorante.

I buoni hanno inoltre una scadenza, indicata sul titolo o nell'applicazione. Controllarla periodicamente permette di evitare di perdere il credito inutilizzato.

I vantaggi dei buoni pasto per aziende, dipendenti ed esercenti

I buoni pasto offrono vantaggi economici e organizzativi alle aziende, alle persone che li utilizzano e agli esercizi commerciali convenzionati.

Vantaggi per le aziende

Per le imprese, i buoni pasto possono essere più convenienti, dal punto di vista fiscale e contributivo, rispetto alla stessa somma riconosciuta come retribuzione.

I principali benefici comprendono:

• Deducibilità dei costi: generalmente integrale ai fini IRES, con trattamento IRAP secondo le regole applicabili.
• IVA agevolata: aliquota del 4% nei rapporti tra società emittente e datore di lavoro, detraibile quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa.
• Risparmio fiscale e contributivo: entro le soglie di esenzione, il valore dei buoni non è soggetto agli ordinari oneri previsti per la retribuzione.
• Fidelizzazione del personale: il benefit contribuisce al benessere delle persone e rafforza l'employer branding.

Le soluzioni digitali semplificano inoltre la distribuzione dei buoni e la gestione amministrativa, alleggerendo il lavoro degli uffici HR.

Vantaggi fiscali per le Partite IVA senza dipendenti

Anche i liberi professionisti con Partita IVA in regime ordinario possono beneficiare di agevolazioni fiscali.

Le spese di vitto ammissibili sono generalmente deducibili al 75%, entro il limite del 2% dei compensi percepiti.

L'IVA al 10% può essere detratta quando ricorrono i requisiti previsti.

Il trattamento fiscale dipende dalla natura della spesa, dalla sua attinenza all'attività professionale e dalla documentazione disponibile.

Sono esclusi i regimi forfettari, che non prevedono la deduzione analitica dei costi né la detrazione dell'IVA.

Vantaggi per dipendenti e lavoratori

Per chi riceve i buoni pasto, il beneficio principale è un maggiore potere d'acquisto, grazie all'esenzione fiscale entro i limiti previsti.

La possibilità di utilizzarli per un pasto fuori casa o per la spesa alimentare offre inoltre maggiore flessibilità nella gestione delle esigenze quotidiane.

Vantaggi per gli esercenti convenzionati

Per bar, ristoranti e attività commerciali, accettare i buoni pasto può significare raggiungere più clienti e aumentare le occasioni di vendita.

Le app di geolocalizzazione migliorano la visibilità degli esercizi convenzionati, mentre i pagamenti digitali facilitano la tracciabilità e la rendicontazione.

I vantaggi economici dipendono anche dalle commissioni applicate e dai tempi di rimborso concordati con la società emittente.

Buoni pasto: un benefit utile per il benessere lavorativo

Al di là degli aspetti economici e fiscali, i buoni pasto sono anche un modo per prestare attenzione alle esigenze quotidiane delle persone.

Per le aziende, scegliere come offrirli e renderli facilmente accessibili significa trasformare un beneficio concreto in un segnale di cura e valorizzazione del personale.

FAQ

I buoni pasto spettano obbligatoriamente per legge?

No, non esiste un obbligo generale di riconoscere i buoni pasto a tutte le persone dipendenti.

Il diritto può derivare dal contratto collettivo, da accordi aziendali o individuali e dalle condizioni stabilite dall'azienda.

Qual è il limite massimo di buoni pasto utilizzabili per una singola spesa?

La normativa consente di utilizzare fino a otto buoni pasto per una singola transazione, indipendentemente dal formato cartaceo o elettronico.

È comunque necessario che l'esercente sia convenzionato e accetti la modalità di pagamento.

Chi lavora in smart working ha diritto ai buoni pasto?

Il lavoro agile non esclude il riconoscimento dei buoni pasto.

Il diritto effettivo dipende dalle disposizioni contrattuali applicabili, nel rispetto dei principi di parità di trattamento previsti dalla normativa e dal Protocollo nazionale sul lavoro agile.

Cosa cambia nel 2026 per i buoni pasto?

Dal 1° gennaio 2026, la soglia di esenzione fiscale dei buoni pasto elettronici è aumentata da 8 a 10 euro giornalieri.

Per quelli cartacei resta fissata a 4 euro.

Quanto costa al datore di lavoro un buono pasto?

Il costo dipende dal valore nominale, dalle condizioni commerciali concordate con la società emittente e dagli eventuali servizi aggiuntivi.

Ad esempio, 20 buoni da 10 euro hanno un valore nominale complessivo di 200 euro, al quale si applicano le condizioni economiche e fiscali previste.

Cosa ci guadagna l'azienda con i buoni pasto?

L'azienda può beneficiare di agevolazioni fiscali e contributive, contenere i costi rispetto a un equivalente aumento retributivo e offrire un benefit apprezzato dal personale.

Cosa succede se non uso i buoni pasto?

I buoni non utilizzati rimangono disponibili fino alla scadenza prevista.

Dopo tale data, generalmente non possono più essere spesi.

Eventuali procedure di rinnovo o sostituzione dipendono dalle condizioni dell'emittente e dagli accordi con l'azienda.

Come faccio a capire se mi spettano i buoni pasto?

È possibile verificare il contratto collettivo applicato, consultare gli accordi aziendali o rivolgersi all'ufficio HR.

È utile controllare anche le condizioni previste per il proprio orario di lavoro, le giornate da remoto e le eventuali assenze.

I buoni pasto possono essere utilizzati per fare la spesa?

Sì. I buoni pasto possono essere utilizzati anche presso supermercati, negozi alimentari e altri esercizi convenzionati per acquistare generi alimentari, nel rispetto delle condizioni previste dall'emittente.