Smartworking: normativa L. 81/2017, obblighi e vantaggi per le aziende

Nel 2023, come riportato da Linc Magazine, la rivista di cultura del lavoro di ManpowerGroup, oltre tre milioni di persone hanno scelto (e potuto usufruire) del lavoro in modalità agile (+541% rispetto al periodo pre Covid-19).

Alla luce di questa diffusione, per le imprese è cruciale conoscere cosa dice la normativa sullo smartworking e quali sono gli obblighi del datore di lavoro, così da ridurre i rischi e trasformare il lavoro agile in un valore strategico.

Smartworking: cosa prevede la normativa in Italia

La regolamentazione dello smartworking in Italia è disciplinata dalla Legge n. 81 del 22 maggio 2017 - artt. 18-23 - che lo definisce come una «modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività lavorativa». 

La normativa L. 81/2017 ha introdotto una visione più moderna del lavoro, spostando il focus dalla presenza fisica alla misurazione dei risultati, come ribadito dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, al fine di aumentare la competitività e favorire la conciliazione tra lavoro e vita privata.

La legge italiana stabilisce che lo smart working debba essere formalizzato tramite un accordo individuale scritto tra datore di lavoro e dipendente. Questo accordo serve a definire con precisione:

• Durata;
• modalità operative;
• strumenti forniti/Bring Your Own Device (BYOD);
• tempi di riposo e misure per la disconnessione;
• modalità di controllo e verifica del lavoro;
• sicurezza e protezione dei dati.

Vige la parità di trattamento 

Un principio centrale della normativa è la parità di trattamento: chi lavora in smartworking deve godere degli stessi diritti economici, previdenziali e formativi di colleghe e colleghi in presenza. Ciò significa che la flessibilità non comporta alcuna riduzione dei benefit o delle opportunità di carriera.

Obblighi del datore di lavoro nello smartworking

Implementare lo smartworking comporta precise responsabilità giuridiche e organizzative. Nel nostro approfondimento sugli obblighi del datore di lavoro in materia di salute e sicurezza abbiamo sintetizzato il quadro generale; di seguito il focus specifico sul lavoro agile, con i punti chiave che ogni azienda deve presidiare:

• Salute e sicurezza: consegnare almeno una volta l’anno alla lavoratrice o al lavoratore e al Rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS) un’informativa scritta sui rischi connessi al lavoro agile e mantenere condizioni di lavoro sicure anche fuori sede. Come riferimento è utile questa informativa.
• Strumenti e policy d’uso: non esiste un obbligo legale generale sulla fornitura di dispositivi tecnologici; l’azienda deve però disciplinare le dotazioni strumentali, i requisiti minimi, gli eventuali BYOD e il supporto IT, nonché garantire la sicurezza e il corretto funzionamento degli strumenti forniti.
• Diritto alla disconnessione: non è riconosciuto come diritto autonomo e generale, ma vanno previsti tempi di riposo e misure tecniche/organizzative per assicurarlo (ad esempio finestre di reperibilità, blocchi notifiche, turnazioni).
• Privacy e sicurezza informatica: il datore deve mettere in atto misure adeguate a garantire, ed essere in grado di dimostrare, che il trattamento è effettuato conformemente al Regolamento (UE) 2016/679 - GDPR. Qui per saperne di più sulla protezione dei dati nel mondo del lavoro. 
• Rimborsi/indennità: non sono un obbligo di legge e possono essere disciplinati da accordi individuali o Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro (CCNL). Ai fini fiscali (lato dipendente), i rimborsi sono non imponibili solo se analitici, documentati e riferiti a spese nell’interesse esclusivo del datore (ad esempio una quota parte oggettivamente calcolata delle spese di connessione o energia elettrica connessa all’attività lavorativa); i rimborsi forfettari, ossia basati su percentuali fisse o importi predeterminati (come quote fisse sulle bollette) vengono invece considerati come reddito imponibile per il lavoratore. Ecco cosa dice in merito l’Agenzia delle Entrate. 
• Comunicazioni al Ministero: dal 12 gennaio 2025, il Collegato Lavoro (L. 203/2024) ha fissato, per i datori di lavoro privati, l’obbligo di comunicare in via telematica i nominativi e le date di inizio/fine del lavoro agile entro 5 giorni dall’avvio del periodo oppure entro i 5 giorni successivi all’evento modificativo (proroga o cessazione). Per Pubbliche Amministrazioni e agenzie di somministrazione resta il termine del giorno 20 del mese successivo. È importante ricordare che per omessa o tardiva comunicazione si applica la sanzione di 100/500€ per lavoratore (art. 19, c. 3, D.Lgs. 276/2003). Per saperne di più, leggi la Circolare MLPS n. 6/2025.

Nota su deroghe emergenziali

Le discipline speciali che riconoscevano un “diritto” allo smartworking (persone fragili e genitori di under 14) sono cessate il 31 marzo 2024. Oggi si applica il regime ordinario con accordo individuale.

La cultura aziendale nello smart working

Lo smart working funziona quando cultura, processi e metriche semplici sono allineati. HR e management devono pertanto definire regole chiare e sostenere le persone nel lavoro quotidiano.

• Risultati precisi: per ogni team e ruolo è utile indicare cosa va consegnato, entro quando e con quale livello di qualità, con verifiche brevi e periodiche (settimana/mese).
• Formazione e strumenti: servono percorsi pratici sui tools di collaborazione, regole per messaggi e riunioni e gestione del tempo, includendo competenze trasversali come feedback e comunicazione. A questo proposito, è fondamentale fare reskilling e upskilling in azienda. 
• Benessere e confini: definire orari di riferimento e finestre di reperibilità, inserire la disconnessione in accordi e policy, monitorare segnali di sovraccarico (straordinari ripetuti, assenze, calo motivazione) e attivare misure di welfare (clicca qui per saperne di più). Lo smart working ha di fatto aumentato le incursioni della vita privata nel lavoro, con esiti positivi, ma ha anche fatto diventare ancora più complicato tracciare dei confini e far convivere i due mondi.
• Leadership e cultura: puntare su fiducia, responsabilità sugli obiettivi e rituali semplici (incontri uno-a-uno, momenti di confronto periodici). Annotare decisioni e modi di lavorare in un documento condiviso e chiarire canali e tempi di risposta. Formare chi ricopre ruoli di comando a valutare i risultati, non la presenza.

Vantaggi dello smartworking per le aziende

Se ben progettato e governato, lo smartworking diventa così una leva strategica con impatti misurabili su costi, performance e capitale umano:

• Produttività ed efficienza: lavorare per obiettivi riduce tempi morti e interruzioni; è opportuno però definire indicatori di performance e prevedere finestre di deep work per massimizzare il beneficio;
• Riduzione dei costi: meno metri quadri e servizi in ufficio, meno utenze e meno trasferte si traducono in spese complessive più basse.
• Employer branding e retention: lo smartworking amplia il bacino di talenti e riduce il turnover; è consigliabile misurare time-to-hire, offer acceptance rate e fidelizzazione a 6/12 mesi.
• Sostenibilità ed ESG: minori spostamenti casa-lavoro comportano minori emissioni; lo smartworking può essere quindi integrato nei target ESG e nel bilancio di sostenibilità. In Italia, ManpowerGroup pubblica annualmente il Report ESG con iniziative e risultati aggiornati.
• Inclusione e diversity: facilita l’accesso al lavoro per genitori, caregiver e persone con disabilità, favorendo un ambiente più accessibile e responsabile, a supporto di equità e pari opportunità.

Lo smartworking come strategia per le aziende

Lo smartworking non è una concessione di flessibilità, ma un disegno organizzativo che si traduce in valore per produttività, costi, employer branding e sostenibilità.

Approfondimenti utili su questo tema:

• Dal telelavoro al lavoro agile, le nuove abitudini professionali
• Smart working: è tutto oro quello che luccica?

Luci e ombre non mancano, ma occorre ribadire che i benefici arrivano esclusivamente quando il modello di lavoro agile è chiaro, misurato e allineato a processi e compliance.

Cosa serve quindi a un’azienda per sfruttare al meglio lo smart working? Ecco una lista riassuntiva:

1. Regole semplici di collaborazione;
2. accordi individuali allineati alle policy;
3. obiettivi e KPI (Key Performance Indicator) essenziali;
4. strumenti e formazione rapida;
5. benessere e welfare;
6. igiene delle riunioni.

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