Lavoro Segretaria/o

Il lavoro di segreteria è uno dei ruoli versatili per eccellenza. A seconda del settore, puoi ricoprire questa posizione presso uno studio medico, una scuola o un salone di bellezza. Ma come intraprendere questa carriera? Prosegui la lettura della nostra guida. Scoprirai così i requisiti fondamentali del mestiere, e non solo.Cos'è il lavoro segretaria

L'addetta/o alla segreteria è una figura professionale che si occupa dell'organizzazione e della gestione di documenti, attività e pratiche aziendali. Possiamo distinguere almeno tre tipologie di segretaria/o:

• semplice: gestisce le comunicazioni e-mail e telefoniche. Inoltre, fissa gli appuntamenti di clienti, ospiti e fornitori;
• amministrativa/o: si occupa della contabilità aziendale e delle attività di back office (invio documenti, data entry, reclami e controllo qualità);
• di direzione: affianca direttamente il datore di lavoro nello svolgimento di diverse attività.

Mansioni richieste

Tra i vari incarichi assegnati a una/un segretaria/o, ecco quali sono i più ricorrenti:

• pianificare le riunioni, i viaggi e le cene di lavoro dei dirigenti e/o dei colleghi;
• gestire la contabilità dell'azienda, dell'ente o dello studio;
• redigere documenti, relazioni, lettere, verbali delle riunioni e presentazioni;
• gestire la corrispondenza con i clienti e i fornitori;
• smistare le chiamate in entrata;
• gestire gli appuntamenti e le visite degli ospiti, dei clienti e dei fornitori.

In base allo specifico luogo di lavoro, l'addetta/o alla segreteria dovrà poi rispondere ad altri incarichi precisi. Per esempio, svolgi questo ruolo in uno studio dentistico? Ti potrebbe essere affidato il compito di gestire la documentazione medica dei pazienti. Se lavori in una palestra, allora dovrai occuparti della tabella degli orari di apertura e di chiusura, oltre che delle lezioni.

Inoltre, potrebbe esserti richiesto di occuparti della gestione dei profili social aziendali.

In ogni caso, le skill più rilevanti sono la comunicazione, la capacità di lavorare in gruppo, la pianificazione e l'attenzione ai dettagli.

Titolo di studi o patentini richiesti

Il principale titolo di studio richiesto per svolgere il lavoro di segreteria è il diploma di scuola superiore. Se lo hai conseguito in ragioneria, ti ritroverai più avvantaggiata/o rispetto a eventuali candidate/i per la stessa posizione.

Un altro requisito indispensabile è costituito dalle competenze informatiche di base. Per questo, è raccomandabile avere la patente ICDL, soprattutto per l'uso dei software di scrittura, gestionali e dei fogli di calcolo.

Infine, è bene disporre di una o più certificazioni linguistiche riconosciute in ambito professionale. Lavori presso un hotel, una società del settore edile o un ufficio commerciale? Dovrai essere in grado di comunicare fluentemente in inglese e in altre lingue richieste dal tuo datore di lavoro.

Formazione utile per il lavoro in segreteria

Ora disponi dei titoli di studio necessari per il lavoro di segreteria. Ma quali sono i percorsi di formazione che possono rivelarsi utili per questo ruolo? Hai a tua disposizione diverse possibilità. Tutto dipende dal settore che ti interessa maggiormente.

Esistono diversi corsi di formazione professionale come addetta/o alla segreteria amministrativa e contabile, aziendale, legale e così via. Tra le materie in comune, ci sono l'economia aziendale, la contabilità e la gestione della privacy in azienda.

Se sei intenzionata/o a lavorare presso un ente pubblico, studierai anche diritto privato, diritto costituzionale e diritto amministrativo. Oltre a queste materie, è necessario apprendere la legislazione amministrativa, il diritto tributario e la ragioneria applicata agli enti locali. Ma in questo caso, il diploma non basta. Infatti, dovrai aver conseguito una laurea in giurisprudenza, scienze politiche o economia e commercio.

In caso tu non abbia alcuna esperienza pregressa, il datore di lavoro potrà farti seguire uno specifico percorso di formazione. Inoltre, sarai successivamente tenuto a frequentare dei corsi di aggiornamento in sede sulla sicurezza sul posto di lavoro e su altri ambiti.