Lavoro addetto buste paga / payroll specialist: di cosa si tratta?

L'Addetta/o alle buste paghe, comunemente chiamato anche Payroll Specialist, riveste un ruolo fondamentale all'interno di un'azienda. Il suo compito, infatti, non consiste solo nell'inserire dati relativi ai salari o calcolarne gli importi, ma ha anche che fare con ferie, permessi, TFR, contributi e altro ancora. Il Payroll Specialist è un/a vera/o e propria/o mediatrice e mediatore per la parte organizzativa e finanziaria.

Chi è e cosa fa la/il payroll specialist?

Un/a Payroll Specialist riveste tantissime mansioni e i suoi compiti sono molteplici. Infatti è il punto di riferimento per quanto riguarda la gestione dell'archiviazione e delle comunicazioni, oltre a occuparsi di benefit e voucher, ritenute fiscali ed elaborazione di buste paga. L'Addetta/o buste paga lavora anche a stretto contatto con il reparto Risorse Umane (HR), in quanto si occupa del lato amministrativo di contratti, cessazioni dei rapporti lavorativi e nuove assunzioni.

La/il Payroll Specialist è inoltre coinvolta/o nella corrispondenza con la Pubblica Amministrazione e con i centri per l'impiego. Il suo controllo si estende al monitoraggio delle presenze e alla gestione delle assenze, nonché alla consulenza in ambito di diritto del lavoro.

Mansioni e competenze dell'addetta/o alle buste paga

Un Addetta/o alle buste paga ha un contatto diretto con le/i dipendenti e deve possedere alcune competenze trasversali per svolgere al meglio il suo lavoro.

Tra queste, troviamo:

• capacità di risoluzione dei problemi. L'area pagamenti è molto delicata e le lamentele sono all'ordine del giorno: saper gestire al meglio le questioni e far regnare un clima di stabilità è essenziale;
• empatia. La/il Payroll Specialist deve entrare in contatto con le persone, comprendere le loro difficoltà e gestire le situazioni di tensione e crisi;
• pensiero critico e analitico. Saper rilevare i problemi, analizzarne le cause e proporre soluzioni è fondamentale per lavorare bene in questo reparto;
• essere inclini alla formazione continua. Chi si occupa della gestione della forza lavoro in termini di buste paga, deve tenersi aggiornato sulle nuove specifiche contrattuali e sui programmi sempre più sofisticati;
• flessibilità. Saper conciliare più mansioni e compiti nell'ambito amministrativo, grazie a eccellenti doti di pianificazione e analisi.

Durante una giornata tipo, il lavoro Addetta/o buste paga / Payroll prevede quindi molteplici mansioni, come:

1. stesura dei contratti di lavoro
2. calcolo dei compensi e delle ritenute fiscali e previdenziali
3. gestione amministrativa e legale delle assenze per motivi di salute
4. calcoli inerenti a viaggi, spese, ferie, turni notturni e straordinari
5. gestione dei congedi di maternità, paternità e permessi
6. creazione di report sui costi del lavoro e aggiornamento archivi
7. gestione degli obblighi annuali e mensili, come compilazione CUD e F24
8. mantenimento dei rapporti con enti pubblici e agenzie di collocamento
9. padroneggiare gli adempimenti connessi agli infortuni sul lavoro.

Titoli di studio richiesti

Nel nostro Paese non esiste un percorso universitario specifico per diventare Addetta/o buste paga / Payroll Specialist. È vero però che lauree in economia e giurisprudenza possono aiutare molto nell'acquisizione delle competenze teoriche fondamentali per svolgere al meglio questa professione.

Di solito, chi ambisce a tale impiego sa che la strada migliore per ottenere una buona posizione in poco tempo è seguire un master post laurea specifico, che permette di acquisire tutte le competenze per assumere il ruolo di Payroll Specialist.

Formazione necessaria

Oltre ai titoli di studio, è necessario che un Addetta/o alle buste paga si formi sul luogo di lavoro grazie a dei training stabiliti dall'azienda. Ogni realtà ha difatti esigenze e priorità specifiche, sulle quali la/il Payroll Specialist deve saper plasmare le sua abilità. Ad esempio, le aziende di piccole dimensioni avranno la necessità che l'Addetta/o alle buste paga sappia svolgere anche attività di consulenza giuslavoristica.