Description – Junior Site Administration & Operations Coordinator
Scopo del ruolo
La figura supporterà la gestione quotidiana delle attività amministrative e operative di sito, contribuendo a garantire correttezza documentale, tracciabilità delle informazioni, supporto ai fornitori e subappaltatori e continuità dei processi interni.
Il ruolo è pensato come posizione junior, con progressiva acquisizione di autonomia, mantenendo il coordinamento e la responsabilità complessiva delle attività in capo alla figura senior di riferimento.
Principali responsabilità

Supportare la gestione della documentazione HSE relativa a personale, fornitori e subappaltatori, verificando completezza, scadenze e aggiornamenti.
Gestire e aggiornare tracker, file condivisi, registri e repository documentali relativi alle attività di sito.
Supportare le procedure di accesso al sito per dipendenti, fornitori, visitatori e personale esterno.
Raccogliere, archiviare e verificare documentazione quali attestati formativi, DPI, idoneità, documenti di accesso e altri requisiti amministrativi richiesti.
Supportare il monitoraggio delle scadenze documentali e sollecitare tempestivamente gli aggiornamenti necessari.
Gestire attività amministrative legate a ordini di acquisto, richieste di materiale, servizi e forniture.
Supportare la raccolta di offerte, il confronto tra fornitori e la preparazione della documentazione necessaria agli acquisti.
Collaborare nella pianificazione e nel coordinamento amministrativo delle attività affidate a società esterne e subappaltatori.
Supportare il controllo delle presenze di personale esterno e delle relative registrazioni.
Predisporre e aggiornare report periodici destinati al management interno e al cliente.
Supportare il controllo di budget, costi, ordini e fatture, segnalando eventuali incongruenze o informazioni mancanti.
Gestire richieste amministrative relative a movimentazione materiali, accessi, permessi e documentazione di supporto alle attività tecniche.
Mantenere aggiornati archivi e cartelle condivise, garantendo ordine, reperibilità e corretto accesso dei documenti.
Collaborare con team interni, cliente, fornitori e subappaltatori per facilitare il flusso delle informazioni e la risoluzione delle problematiche amministrative.
Supportare la preparazione documentale per audit interni, audit cliente e verifiche HSE.
Contribuire alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi amministrativi e documentali di sito.
Supportare la figura senior nelle attività quotidiane, assumendo progressivamente autonomia sulle attività ricorrenti e di routine.

Competenze richieste

Buona capacità organizzativa e attenzione al dettaglio.
Precisione nella gestione di documenti, scadenze e dati.
Capacità di lavorare su più attività contemporaneamente e di definire le priorità.
Buone capacità comunicative e relazionali.
Approccio proattivo e orientato alla soluzione dei problemi.
Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Outlook, Teams e SharePoint.
Capacità di lavorare in un ambiente dinamico e a contatto con diverse funzioni aziendali e fornitori esterni.
Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.

Requisiti preferenziali

Diploma o laurea in ambito amministrativo, economico, gestionale o equivalente.
Precedente esperienza, anche breve, in attività amministrative, procurement, HSE administration, facility management, project administration o supporto operativo.
Familiarità con processi di gestione fornitori, ordini, documentazione HSE o attività su siti industriali/logistici.
Conoscenza di strumenti ERP, sistemi di procurement o piattaforme documentali.

Sede di lavoro: Trecate (NO)
Range di RAL: €26.000-27000€
CCNL: Metalmeccanico Industria

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Junior Site Administration & Operations Coordinator

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