Istruttore amministrativo – Servizi all’utenza e controllo dei servizi

Il nostro Cliente - casa di riposo pubblica (IPAB)  che fornisce assistenza sociosanitaria a persone anziane e non autosufficienti - ricerca un Istruttore Amministrativo addetto alla  Gestione degli ingressi e della lista d’attesa

Una delle principali aree di attività riguarda la gestione amministrativa e organizzativa del percorso di ingresso degli ospiti. La figura individuata curerà il primo contatto con gli utenti e i familiari, fornendo le informazioni relative ai servizi dell’Istituto e alla documentazione necessaria; collaborerà all’organizzazione dei colloqui pre-ingresso; provvederà alla raccolta e alla verifica della documentazione e all’inserimento e aggiornamento dei dati nei sistemi gestionali dell’Ente, compreso CBA.
Particolare rilievo assume il presidio continuativo della lista d’attesa. La posizione prevede la verifica del Registro Unico di Residenzialità (RUR) e degli ulteriori strumenti utilizzati dall’Istituto, il costante aggiornamento dello stato delle candidature, il monitoraggio dell’avvenuto contatto con utenti e familiari e la verifica dello stato di avanzamento delle singole pratiche e della relativa documentazione.
L’attività sarà svolta in stretto raccordo con gli Assistenti Sociali e con i referenti dei nuclei, al fine di garantire una tempestiva organizzazione degli ingressi e di supportare l’individuazione dei possibili inserimenti in relazione ai posti letto disponibili e alle caratteristiche degli utenti.
Restano di competenza delle professionalità preposte le valutazioni di natura sociale, sanitaria e assistenziale. Alla figura amministrativa compete il presidio del processo sotto il profilo organizzativo e procedurale, con particolare attenzione alla prevenzione di ritardi derivanti da mancati contatti, documentazione incompleta, mancato aggiornamento delle pratiche o assenza dei necessari solleciti.
L’attività è finalizzata anche a concorrere al mantenimento di un elevato tasso di occupazione della struttura, attraverso una gestione sistematica, tempestiva e proattiva della lista d’attesa e delle procedure di ingresso.

Controllo dei servizi esternalizzati

La seconda principale area di attività riguarda il monitoraggio operativo dei servizi affidati a soggetti esterni. La posizione prevede, in particolare, attività di controllo riferite ai servizi di pulizia, ristorazione, lava-nolo e guardaroba e ai servizi socio-assistenziali affidati a cooperative, oltre ad eventuali ulteriori servizi che potranno essere ricondotti alla funzione.
L’attività comprende la verifica del regolare svolgimento dei servizi, il controllo della conformità alle procedure e alle indicazioni organizzative dell’Istituto, la rilevazione e la documentazione di anomalie e non conformità, nonché la gestione dei rapporti operativi con i referenti delle ditte affidatarie.
La figura dovrà assicurare il monitoraggio delle criticità rilevate sino alla loro definizione, richiedendo, ove necessario, l’adozione di interventi correttivi e verificandone la concreta attuazione. Fornirà, inoltre, supporto nella gestione delle contestazioni e degli adempimenti conseguenti, nonché nell’eventuale applicazione delle penali contrattualmente previste, nel rispetto delle attribuzioni proprie del RUP, del DEC e degli ulteriori soggetti coinvolti nella fase di esecuzione dei contratti.
È richiesto un sistematico monitoraggio delle problematiche rilevate, accompagnato da una puntuale rendicontazione sull’andamento dei servizi e sull’esito degli interventi intrapresi.

Gestione del servizio guardaroba e lava-nolo

La posizione comprende il presidio diretto del servizio di guardaroba e lava-nolo, attività di particolare rilevanza in considerazione del suo impatto sulla qualità percepita dagli ospiti e dai familiari.
Le attività comprendono la gestione dei rapporti con il referente della ditta affidataria, la presa in carico delle segnalazioni provenienti dai nuclei, il controllo delle consegne, il monitoraggio delle anomalie relative alla gestione dei capi, la verifica della documentazione riferita al servizio, l’effettuazione di controlli a campione sulle quantità consegnate e la predisposizione degli ordini periodici.
Particolare attenzione dovrà essere assicurata alla tempestiva presa in carico delle problematiche rappresentate da ospiti, familiari e reparti, nonché alla successiva verifica della loro effettiva risoluzione.

Attività amministrative trasversali

La posizione comprende, inoltre, lo svolgimento di istruttorie e attività amministrative di carattere trasversale.

1. Nell’ambito della gestione dei reclami, la figura provvederà alla raccolta delle informazioni e della documentazione necessarie, all’acquisizione dei riscontri da parte dei servizi interessati e alla ricostruzione degli elementi di fatto, fornendo supporto alla predisposizione del riscontro e, ove necessario, alla gestione dei rapporti con utenti e familiari.
2. Con riferimento ai sinistri, curerà la raccolta e l’organizzazione della documentazione, i rapporti operativi con il perito, il monitoraggio dello stato delle pratiche e il supporto alla Direzione e ai consulenti legali in presenza di richieste risarcitorie.
3. Nell’ambito delle richieste di accesso agli atti, la figura provvederà alla ricerca e alla raccolta della documentazione, effettuando una verifica preliminare finalizzata anche a evidenziare eventuali elementi di criticità da sottoporre al responsabile competente.

La posizione comprende altresì la gestione delle domande di retta agevolata previste dall’Istituto per persone ipovedenti e non vedenti, dalla ricezione dell’istanza alla verifica della documentazione e alla predisposizione dell’istruttoria da sottoporre alla Direzione.
Sarà, inoltre, affidata alla posizione la gestione organizzativa dei servizi odontoiatrici erogati in convenzione privata, comprendente i rapporti con il soggetto erogatore, il coordinamento degli aspetti organizzativi connessi alle visite e il raccordo con i Medici di Medicina Generale, i nuclei assistenziali e gli uffici amministrativi interessati.
Rientrano, infine, nell’ambito della posizione gli adempimenti amministrativi e organizzativi relativi a tirocini e lavori socialmente utili destinati ad attività amministrative, il monitoraggio dell’iter di protocolli e accordi già definiti dall’Amministrazione, nonché ulteriori attività di carattere amministrativo e organizzativo correlate alle esigenze della struttura.

Modalità di svolgimento delle attività

Costituisce requisito essenziale della posizione la capacità di assicurare un presidio continuativo e autonomo delle attività assegnate. La figura dovrà essere in grado di prendere in carico le singole attività, assicurarne la tracciabilità, monitorarne lo stato di avanzamento e seguirne l’iter sino alla conclusione, provvedendo autonomamente ai necessari solleciti e verificando l’effettivo adempimento da parte dei soggetti coinvolti.
È richiesta la capacità di mantenere sotto controllo pratiche aperte, scadenze, adempimenti e interlocutori. Dovrà essere altresì assicurato un flusso informativo costante, preciso e tempestivo nei confronti della Direzione, dei responsabili e degli uffici interessati, con puntuale rappresentazione dello stato delle attività e immediata evidenziazione di eventuali criticità, ritardi, anomalie o questioni che richiedano una decisione o un intervento di livello superiore.

Esperienza professionale

È richiesta un’esperienza professionale di almeno tre anni in attività amministrative e organizzative caratterizzate dalla gestione di una pluralità di interlocutori, dal monitoraggio di processi e adempimenti, dal rispetto di scadenze e dal presidio continuativo delle attività affidate.
Costituiscono esperienze particolarmente coerenti quelle maturate presso RSA, case di riposo, IPAB, case di cura, cliniche private, ospedali e altre strutture sanitarie o sociosanitarie, sia pubbliche sia private.
Saranno, altresì, considerate di interesse le esperienze maturate presso cooperative sociali e sociosanitarie strutturate, aziende di facility management e multiservizi, imprese operanti nell’ambito della ristorazione collettiva, dei servizi di pulizia o del lava-nolo, enti pubblici, aziende speciali e organizzazioni operanti nell’ambito dei servizi alla persona.
Potranno essere positivamente valutate anche esperienze maturate in differenti settori, qualora abbiano comportato responsabilità nella gestione operativa di processi, nei rapporti con utenti e fornitori, nel controllo dell’esecuzione di servizi, nella gestione di reclami o non conformità, nel monitoraggio delle attività e nella rendicontazione nei confronti dei responsabili.
Nella valutazione delle esperienze pregresse assumeranno particolare rilievo il grado di autonomia operativa maturato, l’affidabilità dimostrata, la capacità di organizzare le priorità e l’attitudine a garantire la continuità del presidio delle attività sino alla loro effettiva conclusione.

Titolo di studio e competenze professionali

Costituisce titolo preferenziale il possesso di laurea in Giurisprudenza, Economia, Scienze dell’Amministrazione, Scienze Politiche, Servizio Sociale, Sociologia o discipline affini.
È richiesta una buona padronanza degli strumenti informatici di uso comune, con particolare riferimento a Excel e ad applicativi analoghi utilizzati per l’organizzazione, il monitoraggio e la rendicontazione delle attività.
È, altresì, considerata favorevolmente la conoscenza e la capacità di impiego degli strumenti di intelligenza artificiale a supporto delle attività amministrative, dell’elaborazione documentale, dell’analisi e dell’organizzazione del lavoro. Il relativo utilizzo dovrà essere accompagnato da adeguata capacità di verifica, valutazione critica e validazione dei contenuti prodotti.
Costituiscono ulteriori elementi preferenziali la conoscenza di CBA o di altri gestionali utilizzati in ambito sanitario o sociosanitario e la conoscenza, anche di base, della disciplina dei contratti pubblici, con particolare riferimento alla fase di esecuzione, alle attività di controllo, alla gestione delle non conformità, delle contestazioni e delle eventuali penali.

Competenze trasversali

Il profilo ricercato dovrà essere caratterizzato da ampia autonomia organizzativa, affidabilità, capacità di pianificazione e di definizione delle priorità, precisione, capacità di analisi e orientamento al risultato.
Assumono particolare rilievo la capacità di assicurare il costante presidio delle attività affidate, di operare efficacemente in raccordo con professionalità differenti e di garantire un flusso informativo completo e tempestivo nei confronti dei responsabili e degli altri soggetti coinvolti.
Sono richieste adeguate capacità relazionali e comunicative, capacità di interlocuzione ferma e professionale con i fornitori, attitudine alla gestione equilibrata di situazioni problematiche o conflittuali e capacità di individuare tempestivamente le questioni che, per complessità o rilevanza, richiedano il coinvolgimento del responsabile o della Direzione.
La posizione richiede, pertanto, un profilo amministrativo dotato di adeguata autonomia e orientato al presidio dei processi, alla verifica dei risultati e alla corretta rappresentazione delle eventuali criticità.

Modalità di inserimento

È previsto un primo inserimento della durata di 12 mesi, con possibilità di prosecuzione 

Annuncio valido fino a: 31-Oct-2026

Casa di riposo pubblica (IPAB)

Buona padronanza di Excel, Esperienza professionale minima di 3 anni in attività affini, caratterizzate dalla gestione di una pluralità di interlocutori, monitoraggio processi e adempimenti, rispetto delle scadenze e presidio delle attività affidate, preferibilmente maturata in contesti sanitari e socio sanitari, facility management, ristorazione collettiva o servizi alla persona. Sono altresì richieste: ampia autonomia organizzativa, affidabilità, capacità di pianificazione e di definizione delle priorità, precisione, capacità di analisi e orientamento al risultato, oltre a spiccate capacità relazionali e comunicative