Junior Site Administration & Operations Coordinator

• Supportare la gestione della documentazione HSE relativa a personale, fornitori e subappaltatori, verificando completezza, scadenze e aggiornamenti.
• Gestire e aggiornare tracker, file condivisi, registri e repository documentali relativi alle attività di sito.
• Supportare le procedure di accesso al sito per dipendenti, fornitori, visitatori e personale esterno.
• Raccogliere, archiviare e verificare documentazione quali attestati formativi, DPI, idoneità, documenti di accesso e altri requisiti amministrativi richiesti.
• Supportare il monitoraggio delle scadenze documentali e sollecitare tempestivamente gli aggiornamenti necessari.
• Gestire attività amministrative legate a ordini di acquisto, richieste di materiale, servizi e forniture.
• Supportare la raccolta di offerte, il confronto tra fornitori e la preparazione della documentazione necessaria agli acquisti.
• Collaborare nella pianificazione e nel coordinamento amministrativo delle attività affidate a società esterne e subappaltatori.
• Supportare il controllo delle presenze di personale esterno e delle relative registrazioni.
• Predisporre e aggiornare report periodici destinati al management interno e al cliente.
• Supportare il controllo di budget, costi, ordini e fatture, segnalando eventuali incongruenze o informazioni mancanti.
• Gestire richieste amministrative relative a movimentazione materiali, accessi, permessi e documentazione di supporto alle attività tecniche.
• Mantenere aggiornati archivi e cartelle condivise, garantendo ordine, reperibilità e corretto accesso dei documenti.
• Collaborare con team interni, cliente, fornitori e subappaltatori per facilitare il flusso delle informazioni e la risoluzione delle problematiche amministrative.
• Supportare la preparazione documentale per audit interni, audit cliente e verifiche HSE.
• Contribuire alla standardizzazione e al miglioramento continuo dei processi amministrativi e documentali di sito.
• Supportare la figura senior nelle attività quotidiane, assumendo progressivamente autonomia sulle attività ricorrenti e di routine.

• Buona capacità organizzativa e attenzione al dettaglio.
• Precisione nella gestione di documenti, scadenze e dati.
• Capacità di lavorare su più attività contemporaneamente e di definire le priorità.
• Buone capacità comunicative e relazionali.
• Approccio proattivo e orientato alla soluzione dei problemi.
• Buona conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel, Outlook, Teams e SharePoint.
• Capacità di lavorare in un ambiente dinamico e a contatto con diverse funzioni aziendali e fornitori esterni.
• Buona conoscenza della lingua inglese, scritta e parlata.

• Diploma o laurea in ambito amministrativo, economico, gestionale o equivalente.
• Precedente esperienza, anche breve, in attività amministrative, procurement, HSE administration, facility management, project administration o supporto operativo.
• Familiarità con processi di gestione fornitori, ordini, documentazione HSE o attività su siti industriali/logistici.
• Conoscenza di strumenti ERP, sistemi di procurement o piattaforme documentali.

Annuncio valido fino a: 31-Dec-2026