Manpower Business Professional ricerca un/una addetto/a ufficio spedizioni import export Italia ed Estero per azienda cliente con sede a Modena. 

ATTIVITA':
- invio la lista della merce pronta al cliente (o tramite emissione del packing list o invio della fattura proforma) per la richiesta di:
Eventuali pagamenti anticipati (con richiesta al cliente di copia del bonifico ed emissione delle fatture di anticipo)
- Gestione di licenze di importazione
- Autorizzazioni doganali
- Gestione lettere di credito
- Definizione data di ritiro materiale e spedizioniere (in caso di spedizioni organizzate dal cliente)

In caso di pagamenti tramite lettera di credito procede a:
~ Invio della documentazione alla banca (mettendo in copia l’Ufficio Amministrazione)
~ Analizza la lettera di credito e gestisce le eventuali modifiche con il cliente e con la banca

In caso di spedizioni verso paesi che richiedono l’ispezione (pre-shipment) da parte di un ente di certificazione internazionale, cura i rapporti con l’ispettore, gestisce gli aspetti documentali, supporta l’ispettore in fase di ispezione, gestisce eventuali non conformità rilevate, verifica i draft dei certificati

Per le spedizioni via mare, prende contatti con lo spedizioniere per:
~ Verificare e definire le date di partenza delle navi e la compagnia di navigazione
~ Negoziare i costi di trasporto (in caso di spedizioni via mare, per spedizioni via camion e via aerea i costi sono preventivati utilizzando i listini concordati dal responsabile Import&Export)
~ Definire la data di ritiro del materiale
~ Emissione del mandato di spedizione

In caso di spedizioni Extra CEE, gestisce la pratica export con il dichiarante doganale, procedendo a invio di fattura, dichiarazione dual use, elenco codici doganali con pesi netti e pesi lordi e relativi valori, porto d’imbarco o dogana di uscita merce.

Si occupa dell’integrazione o dell’emissione della documentazione aggiuntiva richiesta da clienti/paesi di destinazione specifici (a titolo di esempio certificati di origine, visti consolari, contratti di vendita, …)

In generale, oltre alle particolarità di cui sopra, procede all’ emissione del ddt e della documentazione a completamento della pratica di spedizione, in particolare:
~ Inserimento dei costi aggiuntivi
~ modifica dei dati di resa, pagamento e appoggio bancario, se diversi dall’anagrafica cliente
~ Indicazione di colli e pesi
~ Dichiarazioni di origine (se richiesti dal cliente)
~ Eventuali codici di esenzione IVA
~ Codici doganali (se richiesti dal cliente)

Gestisce le attività di front office con l’autista, in particolare:
~ Verifica i documenti dell’autista (patente e autorizzazioni)
~ Consegna all’autista i documenti necessari, in base alla tipologia della spedizione

Invio al cliente della documentazione (copia ddt/fattura, packing list, informazioni del mezzo che ha caricato (vettore – targa – data di carico)

Per le spedizioni via mare, gestisce le polizze di carico ed eventuali documenti aggiuntivi inviati dagli spedizionieri e li invia, in caso di pagamenti tramite L/C, Promissory Note o CAD alla banca insieme a fatture, packing list, altre dichiarazioni richieste, oppure direttamente al cliente in caso di pagamenti liberi.

Si occupa della fatturazione della merce, con il supporto dell’amministrazione per la fatturazione Italia di fine mese

Gestisce le informazioni necessarie per la gestione della polizza trasporti e l’emissione dei certificati assicurativi, in caso di danni, gestisce la pratica con l’assicurazione

Controlla la correttezza delle fatture di trasporto e imputa i costi alle spedizioni

Compila nel gestionale i dati relativi al CMR/Polizze per gli adempimenti fiscali e doganali

Si occupa della gestione delle prove di avvenuta consegna e dei visti uscire

Verifica e comparazione costi di trasporto dei vari trasportatori per spedizioni camionistiche spot

Archiviazione DDT per nostro archivio e fatture per Senada (archivio fiscale)

Gestione spedizioni ESTERO/ESTERO da ITR BENELUX e INTRAMEX (inserimento BAC ed emissione fattura)

Gestione spedizioni ESTERO/ESTERO da fornitori Cina e Corea (contatti con fornitore e cliente per organizzare la spedizione, inserimento BAC, emissione fattura + PL + eventuale Certificato di Assicurazione e Ceritificato d’Origine)

Quotazione trasporti all’uff acquisti per import da fornitori Italia / Europa e organizzazione degli eventuali trasporti

Invia all’amministrazione la documentazione necessaria per l’archivio fiscale.

RECLAMI:

· Gestisce e carica in contabilità i ddt di reso merce e verifica con il commerciale e il customer service il motivo del reso

· Emette note credito e note debito

· Gestisce le spedizioni FOC e spedizioni di reintegro

· Si occupa della chiusura dei reclami a gestionale (collegando il documento emesso per le spedizioni FOC o la nota accredito/addebito emessa)

· Si occupa dell’organizzazione dei resi a fornitori

Altri servizi a clienti e trasportatori:

· Assistenza ai clienti Italia ed Estero per recupero e comunicazione tracking e previsione consegna

· Assistenza ai trasportatori per comunicazione recapiti telefonici dei destinatari (non sempre sono inseriti nelle anagrafiche, soprattutto quando la consegna va all’utilizzatore finale), o per eventuali modifiche indirizzi di consegna e/o termini di resa

· Gestione dei reclami ai trasportatori in caso di smarrimento collo (con relativo invio della documentazione) o errato indirizzo di consegna o resa (per colpa loro)

· Gestione reclami ai trasportatori per errata fatturazione spese di trasporto e relativa comunicazione all’uff amministrativo di eventuali note accredito o sconti su pagamenti

Preferibile Laurea/Diploma ad indirizzo linguistico/commerciale e con esperienza nel ruolo.

Competenze tecniche:

Conoscenza della lingua inglese, preferenziale la conoscenza della lingua francese
Conoscenza delle procedure di fatturazione
Conoscenza delle procedure doganali
Conoscenza delle lettere di credito e crediti documentari in genere
Conoscenza delle procedure di gestione dell’assicurazione trasporti
Conoscenza delle procedure di gestione delle spedizioni via mare
Conoscenza delle procedure di gestione delle origini ed emissione dei relativi certificati
Conoscenza delle procedure di pre-shipment
Conoscenza delle procedure di gestione dei reclami ed emissione delle note credito-debito

Si offre contratto di lavoro full time, retribuzione commisurata all'esperienza.