Addetto Servizi Generali

Azienda

società di leasing di matrice olandese

Descrizione

Per azienda cliente ricerchiamo un/una Facility Assistant.
Il/La candidato/a ideale:
È una persona motivata e determinata che abbia avuto precedenti esperienze in Reception o di supporto al dipartimento Facility e che abbia voglia di inserirsi in un contesto aziendale giovane e dinamico, con ottime possibilità di inserimento e crescita.
Ha ottime capacità relazionali, sia con i colleghi che con gli esterni, e organizzative, è autonomo/a nella gestione del proprio lavoro e del proprio tempo.
Ha una conoscenza della lingua inglese livello B1 o superiore.
Ha una buona conoscenza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook e Word).
Le mansioni che gli/le verranno affidate sono:
Gestione della posta in entrata e in uscita: registrare, smistare e consegnare la posta in entrata e organizzare i ritiri della posta in uscita con i corrieri.
Gestione della reception: accoglienza di eventuali ospiti, allestimento sale riunioni, prenotazione (su richiesta) delle sale riunioni per i colleghi attraverso l'utilizzo del Calendario di Outlook, prenotazione dei pranzi aziendali di dipartimento, tenere traccia dei partecipanti ai pranzi aziendali.
Reportistica: elaborare e mantenere aggiornati file Excel di reportistica relativi ai costi aziendali sostenuti dal Facility Dept., alle auto aziendali (es. auto in riparazione, scadenze contratti di noleggio auto), costi relativi alla posta in uscita, ai viaggi aziendali, all'acquisto della cancelleria.
Gestione delle note spese: controllo delle note spese, verificare siano compliant alla Policy Aziendale, verificare che siano presenti le autorizzazioni necessarie per le spese sostenute dai colleghi e gestire i rapporti con il dipartimento Finance per il pagamento delle stesse.
Gestione dei viaggi aziendali: prenotazione dei viaggi aziendali su richiesta (biglietti aerei, del treno, hotel, auto a noleggio).
Monitoraggio e gestione della cancelleria.
Supporto nella gestione del parco auto aziendale: coordinarsi e supportare i colleghi del dipartimento Facility nella gestione del parco auto aziendale, monitorando mensilmente i chilometri percorsi per ogni auto, la data di scadenza dei noleggi a lungo termine, tenendo sotto controllo eventuali auto in riparazione/manutenzione. Mantenere sempre aggiornato il file di reportistica (in Excel) relativo alle auto. Gestire le multe aziendali.
Supporto nella gestione dei rapporti con i fornitori aziendali.
Gestione dell'archivio Facility: archiviare documenti relativi al dipartimento (es. contratti con i fornitori, lettere di assegnazione auto, DDT, etc...) controllando, ove necessario, che tutte le firme siano state riportate correttamente.

Offriamo:
Contratto di stage iniziale di 3 mesi eventuali rinnovi fino al raggiungimento dell'anno di tirocinio con buone possibilità di inserimento

Luogo di lavoro:

Milano

Disponibilità:

Assunzione diretta

Tipologia:

Full Time

Data pubblicazione:

18/02/2021

Codice annuncio:

500279665

Visualizzazioni annuncio:

3042

Nome filiale:

MOC - MILANO

Numero di candidati ricercati:

1
NOTE LEGALI:
Manpower è una compagnia eticamente responsabile. Il servizio è gratuito. I candidati ambosessi (L.903/77 - D.Lgs. n.198/2006) sono invitati a leggere l'informativa Privacy su www.manpower.it Aut. Min. Prot. N. 1116 - SG - del 26/11/04.
Il titolare della registrazione e/o candidatura dichiara di essere a conoscenza delle sanzioni penali previste in caso di dichiarazioni mendaci o contenenti dati non più rispondenti a verità come previsto dal D.P.R. nº445 del 28.12.2000

Addetto Servizi Generali

Milano
Assunzione diretta
Full Time
18/02/2021
500279665
3042
MOC - MILANO
1

Azienda

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Descrizione

Per azienda cliente ricerchiamo un/una Facility Assistant.
Il/La candidato/a ideale:
È una persona motivata e determinata che abbia avuto precedenti esperienze in Reception o di supporto al dipartimento Facility e che abbia voglia di inserirsi in un contesto aziendale giovane e dinamico, con ottime possibilità di inserimento e crescita.
Ha ottime capacità relazionali, sia con i colleghi che con gli esterni, e organizzative, è autonomo/a nella gestione del proprio lavoro e del proprio tempo.
Ha una conoscenza della lingua inglese livello B1 o superiore.
Ha una buona conoscenza del pacchetto Office (Excel, PowerPoint, Outlook e Word).
Le mansioni che gli/le verranno affidate sono:
Gestione della posta in entrata e in uscita: registrare, smistare e consegnare la posta in entrata e organizzare i ritiri della posta in uscita con i corrieri.
Gestione della reception: accoglienza di eventuali ospiti, allestimento sale riunioni, prenotazione (su richiesta) delle sale riunioni per i colleghi attraverso l'utilizzo del Calendario di Outlook, prenotazione dei pranzi aziendali di dipartimento, tenere traccia dei partecipanti ai pranzi aziendali.
Reportistica: elaborare e mantenere aggiornati file Excel di reportistica relativi ai costi aziendali sostenuti dal Facility Dept., alle auto aziendali (es. auto in riparazione, scadenze contratti di noleggio auto), costi relativi alla posta in uscita, ai viaggi aziendali, all'acquisto della cancelleria.
Gestione delle note spese: controllo delle note spese, verificare siano compliant alla Policy Aziendale, verificare che siano presenti le autorizzazioni necessarie per le spese sostenute dai colleghi e gestire i rapporti con il dipartimento Finance per il pagamento delle stesse.
Gestione dei viaggi aziendali: prenotazione dei viaggi aziendali su richiesta (biglietti aerei, del treno, hotel, auto a noleggio).
Monitoraggio e gestione della cancelleria.
Supporto nella gestione del parco auto aziendale: coordinarsi e supportare i colleghi del dipartimento Facility nella gestione del parco auto aziendale, monitorando mensilmente i chilometri percorsi per ogni auto, la data di scadenza dei noleggi a lungo termine, tenendo sotto controllo eventuali auto in riparazione/manutenzione. Mantenere sempre aggiornato il file di reportistica (in Excel) relativo alle auto. Gestire le multe aziendali.
Supporto nella gestione dei rapporti con i fornitori aziendali.
Gestione dell'archivio Facility: archiviare documenti relativi al dipartimento (es. contratti con i fornitori, lettere di assegnazione auto, DDT, etc...) controllando, ove necessario, che tutte le firme siano state riportate correttamente.

Offriamo:
Contratto di stage iniziale di 3 mesi eventuali rinnovi fino al raggiungimento dell'anno di tirocinio con buone possibilità di inserimento
NOTE LEGALI:
Manpower è una compagnia eticamente responsabile. Il servizio è gratuito. I candidati ambosessi (L.903/77 - D.Lgs. n.198/2006) sono invitati a leggere l'informativa Privacy su www.manpower.it Aut. Min. Prot. N. 1116 - SG - del 26/11/04.
Il titolare della registrazione e/o candidatura dichiara di essere a conoscenza delle sanzioni penali previste in caso di dichiarazioni mendaci o contenenti dati non più rispondenti a verità come previsto dal D.P.R. nº445 del 28.12.2000

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